Kirjanpito

Minulla ei ole käytössä sähköistä kirjanpitoa enkä ole aikeissa siirtyä siihen myöhemmässäkään vaiheessa. Tämä ei tarkoita sitä, että olisin jotenkin vanhanaikainen tai en osaisi käyttää hienoja järjestelmiä. Kyllä minä osaan ja opin, mutta koen, että kirjanpidon sähköistäminen ei tuo itselleni eikä asiakkailleni mitään lisäarvoa. Asiakkaani ovat pieniä mikroyrityksiä, joiden tositteiden ja muun kirjanpitomateriaalin toimittaminen ja kirjanpitoon kirjaaminen sujuu hyvin perinteisillä menetelmilläkin. Materiaalin toimituksesta ja muista käytännön asioista sovitaan asiakkaan kanssa tapauskohtaisesti asiakassuhdetta aloitettaessa. 

Sähköisen kirjanpidon osalta tilanne on nyt hieman muuttumassa, mutta vain hieman :). Olen ottanut käyttöön uuden kirjanpito-ohjelman, SimplBooksin, jossa sähköinen kirjanpito on mahdollinen. Kokonaan sähköisen kirjanpidon käyttöönotto vaatii kuitenkin asiakkaalta hieman enemmän, kun pitää skannata kuitteja ym. eivätkä kaikki halua sitä tehdä. Minulla on käytössä myös eTasku, johon asiakas voi halutessaan skannata tositteet, tiliotteet ja muut dokumentit. eTaskusta on yhteys sekä Asteriin että SimplBooksiin, joten kuitteja ei enää tarvitse toimittaa paperisena, ellei halua. eTasku on asiakkaalle maksullinen, mutta edullinen. Maksaa se postittaminen tai autolla ajelukin jonkin verran :). 

Peruspalveluun kuuluu kuukausittaisen kirjanpidon tekeminen ja alv-ilmoitus - asiakkaan ilmoitusvälistä riippuen kuukausittain, neljännesvuosittain tai kerran vuodessa sekä tilinpäätös ja veroilmoitus. Alv- ja veroilmoitukset teen sähköisesti verottajan järjestelmässä, niiden tekemistä varten tarvitsen asiakkaalta Suomi.fi-valtuudet. Asiakaalle lähetän tuloslaskelman, taseen, alv-ilmoituksen ja kirjanpitolaskun sähköpostitse. Mikäli asiakas haluaa myös päiväkirjan ja pääkirjan, niin se nostaa hieman kuukausiveloitusta. 

Lisäksi teen tarvittaessa tasekirjan, hallituksen ja yhtiökokouksen pöytäkirjat ym. asiakkaan kanssa yhteistyössä. Huolehdin myös asiakkaan kirjanpidon tilintarkastajalle. Nämäkin palvelut sisältyvät kuukausihintaan, ellei kyseessä ole tavallista isompi työmäärä, jolloin asiasta sovitaan erikseen. 

Uups, melkein unohdin mainita, että tokihan saat samaan kuukausihintaan soitella minulle kohtuullisessa määrin ja kysellä neuvoa - kerron sitten, jos asiasi on sellainen, mistä joudun veloittamaan erikseen. Neuvon asiakkaitani myös esim. eri organisaatioiden sähköisten laskutusjärjestelmien käytössä, laskupohjien laatimisessa tai netistä löytyvien kohtuuhintaisten laskutusohjelmien käyttämisessä, ja useimmissa tapauksissa tämäkin palvelu sisältyy kuukausihintaan. 

Yhdistysten ja muutamien alv-vuosi-ilmoitusmenettelyssä olevien yritysten kirjanpidon teen kerran vuodessa ja näissä kerran vuodessa tehtävissä kirjanpidoissa toimivan yhteistyön edellytys on, että paperit ovat kunnossa (tiliotteet ja kaikki muut kirjanpitotositteet ovat järjestyksessä, kuiteissa on selitykset, mihin hankkeeseen tai tapahtumaan kulu tai tuotto liittyy jne.). 

Tilinpäätös

Tammikuusta huhtikuuhun onkin melkoista kiirettä, kun useimmilla on tilinpäätös vuodenvaihteessa. Tilinpäätös ei ole lainkaan niin pelottava kuin miltä se saattaa kuulostaa. Tilinpäätökseen myös pienten yritysten pitää toimittaa tavallista enemmän materiaalia. Suosittelen, että joululomalla käytät yhden päivän ihan näihin hommiin - tyhjennä taskut, käsilaukku, epämääräiset laatikot, kirjoituspöydän laatikot, auton hansikaslokero tai mihin ikinä sinä niitä kuittejasi kaikessa kiireessä säilötkin, ja katso, mitkä niistä kuuluvat kirjanpitoon:). Niiden lisäksi sinun pitää toimittaa mm:

• Myyntisaamiset (asiakkailta laskutetut, jotka on päivätty kuluvalle vuodelle ja eräpäivä on seuraavan vuoden puolella)
• Velkana olevat hankinnat, vaikka eräpäivä olisi seuraavan vuoden puolella (jos tuote on tullut esim. 30.12. mutta lasku tulee vasta tammikuussa, niin sekin kuuluu tilinpäätökseen)
• Inventaariluettelo varaston arvon määrittämistä varten
• Muut mahdollisesti tilinpäätöksen oikeellisuuteen vaikuttavat tiedot (lainojen saldotodistukset, muutokset osakeyhtiön omistuksessa ym.)
• Huom! Monella yrittäjällä tahtoo kaiken kiireen keskellä unohtua mm. matkalaskujen tekeminen omalla autolla ajetuista työmatkoista ja päivärahoista. Toiminimiyrittäjällä ne vähennetään veroilmoituksella, mutta osakeyhtiön yrittäjällä ne pitää maksaa esim. palkan yhteydessä. Km-korvaukset ja päivärahat on ilmoitettava tulorekisteriin, vaikka palkkaa ei maksettaisi. 
• Usein unohtuu myös ns. omalla rahalla maksettujen kulujen laskuttaminen yritykseltä, joten nekin kulut kannattaa kerätä ja laskuttaa viimeistään tilinpäätökseen mennessä.