Reikänauhoista pilveen 40 vuodessa

Tätä miettiessäni huomasin, että minullahan alkaa olla kohta 40-vuotis kirjanpitoilujuhlan aika :). En ole varsinaisesti työskennellyt kirjanpitäjänä koko tuota 40 vuoden aikaa, mutta olen ollut jollakin tasolla tekemisissä kirjanpidon kanssa jo vuodesta 1980 alkaen.

Siihen aikaan kirjanpitoa opeteltiin ensin tiliristikoiden avulla (ne opetetaan kyllä nykyäänkin) - tiliristikot ovat perusta kirjanpidon ymmärtämiselle. Useimmat kokeneet kirjanpitäjät tekevät vieläkin tiliristikot, jos pitää selvittää joku haasteellisempi kirjanpitotapahtuma. Kun tiliristikot alkoivat olla hallinnassa, opeteltiin kirjausten tekeminen tilikirjoihin. Sen jälkeen tehtiin koneellista kirjanpitoa. Ensimmäiset tietokoneet olivat lähinnä tallennusvälineitä, joiden data lähetettiin reikänauhoilla (myöhemmin lankoja pitkin) ohjelmistotalolle, jossa se tulostettiin atk-listoiksi. Minun silloisessa työpaikassani materiaalin tuotti Suomen Sedab Oy. Tietokoneen keskusyksiköt olivat jääkaapin kokoisia ja niitä pidettiin ovien takana visusti piilossa asiattomilta.

Ollessani atk-tallentajana 1980-luvun alussa kone oli sijoitettu erilliseen huoneeseen, koska se oli niin herkkä kaikelle ylimääräiselle liikkeelle. Jos joku tuli huoneeseen, niin näyttö saattoi alkaa vilkkua tai sammua kokonaan, ja niinpä atk-tallentajaa ei juuri häiritty. Mauri-myrsky 22.9.1982 jäi erityisesti mieleeni, koska olin tavalliseen tapaani mennyt töihin tallentamaan klo 14.00 alkaen, mutta jouduin lopettamaan työt kesken, koska yhteys katkeili jatkuvasti. Vasta ulos mennessäni tajusin, kuinka kova tuuli siellä olikaan, ja kotimatka oli haasteellinen vähäisellä ajokokemuksella. Olin nimittäin saanut ajokortin saman vuoden kesäkuussa.   

Varsinaista kirjanpitäjän uraa aloitellessani henkilökohtaiset tietokoneet alkoivat tulla osaksi kirjanpitäjien arkea, mutta ne olivat aika tehottomia vielä silloin. Tulosteetkin saatiin jollakin monimutkaisella järjestelyllä toimistossa kunniapaikalle sijoitettuun matriisikirjoittimeen. Se ei ollut mikään maailman hiljaisin kapistus. Myös erilaisia kirjanpito- ja palkanlaskentaohjelmia alkoi olla hyvin saatavilla, vaikkakin ne olivat tosi yksinkertaisia nykyohjelmiin verrattuna. Lerput ja korput eli tallennuslevykkeet olivat tärkeässä roolissa. 

Seuraava iso muutos oli 1990-luvun puolivälissä siirtyminen kokonaan Windows-maailmaan. Tutuiksi tulleet DOS-komennot jäivät historiaan ja Windowsin logot pyörivät useimpien koneiden näytöillä. Olihan se aluksi tosi outoa, kun näytöt olivat värillisiä ja tietoa tallennettiin aivan eri tavoin kuin DOS:n mustavalkoisessa maailmassa.  Ohjelmat olivat huomattavasti kehittyneempiä ja helppokäyttöisempiä. Tulostaminen sujui kuin itsestään hienoilla lasertulostimilla. 

MS Office-ohjelmat tulivat Windowsille 1990-luvun puolivälin tienoilla. Word, Excel ja PowerPoint ovat ohjelmia, joita ilman ei enää pärjäisi. Nämäkin ovat vuosien varrella kehittyneet aivan valtavasti - niissä on hurjasti mahdollisuuksia kaikenlaiseen tekemiseen. 

Ohjelmien kehittymisen myötä myös itse kirjanpitotyö on muuttunut valtavasti. Osto- ja myyntilaskut kiertävät sähköisesti järjestelmissä, palkat siirtyvät kirjanpitoon muutamalla napin painalluksella, mutta kaikesta tuosta huolimatta on asia, joka  ei ole edelleenkään muuttunut - kirjanpitäjän on tiedettävä, mitä nappia painaa ja milloin. Muutamalla väärällä klikkauksella voi saada melkoista sotkua aikaiseksi. Eikä ne tiedot vieläkään ihan ilman apua ja kirjanpitotaitoa siirry järjestelmiin, joten ei ole pelkoa, että kirjanpitäjä katoaisi kartalta. Kyllä meitä vielä tarvitaan sekä kirjanpidon rutiinityössä että asiakkaiden neuvonta- ja konsultointitöissä, vaikka rutiinitehtäviä tekevät robotit ovat kovasti tunkemassa työkavereiksemme.  

Melkein kaikkia kirjanpito-ohjelmia voi käyttää joko omalle koneelle asennettuna tai pilvipalveluna.  Varmuuskopiointi pilveen on helppoa ja nopeaa. Toki varmuuskopiointi on nykyään helppoa myös koneelle asennetusta ohjelmasta - ulkoisilla kovalevyillä riittää tilaa. 

Itse olen innolla mukana kaikissa uudistuksissa, ja haluan pysyä ajan tasalla sekä tietojärjestelmien käytössä että taloushallinnon muissa muutoksissa, mutta olen kehityksestä myös hieman huolissani. Kun kaikki toiminta on pilvessä ja ties missä kymmenien salasanojen takana, niin mitä sitten, jos systeemi kaatuu kokonaan? Siksi haluan omassa yritystoiminnassani kehittää palveluita maltillisesti niin, että yrittäjä saa tarvitsemansa palvelut, mutta hänen ei tarvitse ottaa käyttöön itselleen turhia palveluja. Ja on hyvä, että tarvittaessa kirjanpitäjä osaa vanhanaikaisetkin menetelmät, tämä on tullut itsellä koettua ihan muutama vuosi sitten kollegaa auttaessa. 

 

 

Tilikirjan sivu Tilikirjan sivu Tilikirjan sivu Tilikirjan sivu Tilikirjan sivu Turun Naisten kotitalouskoulun tilikirja No 5432

Tilikirjojen aikaan:)

Kuvassa näkyy ruotsinkielinen tilikirjan sivu - Turun Naisten kotitalouskoulun tilikirja No 5432. Kuva on otettu Turun Museokeskuksen sivuilta (https://www.finna.fi/Record/musketti_tmk.M20:TMM22874:3764#versions)

Siis miettikää, kirjanpitoa tehtiin tuollaiseen kirjaan. Minäkin olen tehnyt tilikirjaan ihan oikeita kirjanpitoja koulussa harjoittelun lisäksi. Joskus asiakkaalla oli niin paljon tilejä, että sivuja piti lisätä leikkaamalla muutama tili aukeamalta pois - mahdoton selittää, mutta eniveis, näin otettiin kaksi aukeamaa käyttöön. 

Alariveille laskettiin jokaisen tilin debet- ja kredit-puolien loppusummat ja mikäli kuukauden tiliöintejä oli paljon, loppusummat siirrettiin seuraavan sivun alkusaldoiksi jne. Tietenkin debetin ja kreditin piti täsmätä, muuten piti alkaa etsiä virhettä ja korjata virheellinen vienti - yliviivaamalla ja kirjoittamalla oikea luku viereen. Korjauslakkaa ei saanut käyttää, koska muuten audit trail (aukoton kirjausketju) ei olisi toteunut. Kirjanpidon tarkastajan piti nähdä, mitä korjauksia on tehty. 

Tilinpäätös tehtiin samaan kirjaan tulos- ja tasetiliä apuna käyttäen. Jokainen kirjanpitotili siis "päätettiin" tulos- tai tasetilille sen mukaan, oliko kyseessä tulo/menotapahtuma vai rahoitustapahtuma. Usein tuloslaskelma ja tase myös puhtaaksikirjoitettiin kirjoituskoneella. Tilikirjan lisäksi saattoi olla erillinen kassakirja, johon merkittiin esimerkiksi päivän myynnit jokaiselle päivälle erikseen, ja vain kuukauden yhteissumma kirjattiin tilikirjaan. Ajatelkaapa, jos vielä tänäänkin pitäisi tehdä jokaisesta tositteesta eri alv-kantojen mukaiset kirjaukset tilikirjaan - olisi meitä Tilitinttejä varmaan aika paljon enemmän kuin nykyään. 

Mikro Mikko Mikro Mikko Mikro Mikko Mikro Mikko Mikro Mikko Mikro Mikolla työt sujuivat, kuva tietokonemuseo.net

ATK-tallentajan työväline 1980-luvulla

1980-luvulla arvonsa tuntevat kirjanpitäjät eivät koskeneetkaan tietokoneisiin. Tilitoimistoihin palkattiin opiskelijoita tekemään tallennuksia, itsekin aloittelin kirjanpitäjän uraa juuri atk-tallentajan nimikkeellä. Mikro Mikoilla tai IBM:n koneilla tehtiin tallennustyö, ja tiedot lähettiin lankoja pitkin isolle ohjelmistotalolle, joka tulosti tiedot tuloslaskelmaksi, taseeksi, päivä- ja pääkirjaksi. Tallentajan työhön kuului myös näiden atk-listojen tarkistaminen - toisin sanoen otettiin kirjanpitomappi, ja käytiin tosite tositteelta läpi, että päiväkirjatuloste vastasi tiliöintejä. Jos oli tullut virheitä, niin laadittiin korjaustosite, joka tallennettiin seuraavan kuukauden kirjanpidossa. 

Koivikko Oy:llä Koivikko Oy:llä Koivikko Oy:llä Koivikko Oy:llä Koivikko Oy:llä Kirjanpitäjä työssään

2000-luvun työvälineitä

Kuvassa olen töissä Koivikko Oy:llä Rovaniemellä. En enää muista, mikä koneen merkki oli, mutta se oli kyllä aikalailla viimeistä huutoa siihen aikaan. Itse pönttö on piilossa pöydän alla, mutta näyttö oli sille ajalle vielä ominainen putkinäyttö. Molemmilla puolilla oli tuollaiset korvien näköiset systeemit, muistaakseni ne olivat kaiuttimet. Kuva on otettu joskus 2000-2003, koska työsuhteeni päättyi huhtikuun alussa v. 2003. Kyllä aika menee nopeaa ja kehitys on hurjaa näin jälkikäteen ajateltuna.